Sekretariatsservices, auch bekannt als virtuelle Assistenten, persönliche Assistenten oder Verwaltungsassistenten, sind Sekretäre, die als unabhängige Auftragnehmer arbeiten. Eine Sekretärin trägt zur Organisation und zum reibungslosen Ablauf im Büro bei. Eine Karriere als Sekretärin oder Sekretär kann entweder vor Ort oder als virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent in Umgebungen wie Unternehmen und Behörden ausgeübt werden. In diesen Positionen nehmen Sie grundlegende Bürotätigkeiten wahr, wie z. B. die Bedienung von Bürogeräten, das Organisieren von Akten und Ablagesystemen, das Erstellen und Führen des Schriftverkehrs, das Beantworten von Telefonanrufen und die Ausführung anderer Aufgaben, die Ihnen von Ihrem Vorgesetzten übertragen werden.
Was Sie bei der Aufnahme einer Sekretariatsarbeit erwartet
Zu den Sekretariatsaufgaben gehören auch die Finanzbuchhaltung, der Abgleich von Jahresabschlüssen, allgemeine Personalaufgaben und die Behebung von Problemen mit Bürogeräten. Es gibt verschiedene Arten von Sekretärinnen, darunter juristische Sekretärinnen, medizinische Sekretärinnen und Sekretärinnen der Geschäftsführung.
Für viele Kleinunternehmer ist die Einstellung einer Vollzeit-Sekretärin ein Luxus, und stattdessen lagern sie Verwaltungsaufgaben an ein Sekretariatsunternehmen aus. Es ist gar nicht mal so schwer, einen hochwertigen Sekretariatsservice zu finden. Von Sekretärinnen und Sekretären wird erwartet, dass sie ein breites Spektrum an Aufgaben erledigen, z. B. Ablage, Buchhaltung für Forderungen und Verbindlichkeiten, Terminplanung, Reisevorbereitungen, Beantwortung von Kundenanrufen und E-Mails, Schreiben von Blogs und sogar Hilfe bei der Organisation von Besorgungen und Veranstaltungen.
Ein Haussekretariat ist eine kostengünstige Geschäftsidee für alle, die gut organisiert sind und einen viel beschäftigten Geschäftsinhaber oder Manager unterstützen können.
Wie man einen Sekretariatsdienst gründet
Denken Sie daran, einen Sekretariatsservice zu eröffnen?
Sie wissen vielleicht schon, dass es viele Möglichkeiten gibt, von zu Hause aus zu arbeiten. Mit Hilfe des Internets können Sie Sekretariatsdienste bequem von zu Hause aus anbieten. Wenn Sie über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, können Sie diese ausbauen und Ihren eigenen Sekretariatsservice gründen.
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass diese Art von Unternehmen eine breite Palette von Dienstleistungen anbieten kann, darunter das Schreiben, Redigieren und Korrekturlesen von Geschäftsdokumenten, das Erstellen von Tabellenkalkulationen, Textverarbeitung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Kontaktmanagement, Datenbanken, Grafikdesign, Büroverwaltung und Organisationsberatung. Erkundigen Sie sich, ob es in Ihrer Region eine Berufsorganisation gibt.
Wenn es in Ihrer Region Berufsverbände gibt, können Sie auch diesen beitreten. Das nennt man Networking, denn die Chance, potenzielle Kunden zu treffen und Kontakte zu knüpfen, ist groß. Lokale Veröffentlichungen können ebenfalls zu Werbezwecken genutzt werden.
Wählen Sie sorgfältig aus, wo Sie Ihre Anzeigen platzieren, um die Sichtbarkeit zu gewährleisten. Geschäftsleute sind oft geschäftlich unterwegs, und manche checken in Hotels vor Ort ein. Falls erforderlich, können wir das Hotel bitten, den Geschäftsmann an einen Sekretariatsdienst zu verweisen. Mehr Menschen als je zuvor arbeiten von zu Hause aus oder führen ein Unternehmen von zu Hause aus.
Diese Tatsache bietet eine einmalige Gelegenheit, die ständig steigende Nachfrage nach Sekretariatsdiensten zu nutzen und einen Sekretariatsdienst zu gründen, der sich auf die Online-Kundenbetreuung spezialisiert. Ein Online-Sekretariat bietet die gleichen Dienstleistungen wie ein reguläres Sekretariat, mit dem Unterschied, dass die Dienstleistungen online erbracht werden.
Für diejenigen, die bereits Erfahrung in der Sekretariatsarbeit haben, ist dies jedoch eine hervorragende Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ihre Fähigkeiten einzusetzen und ein gutes Einkommen zu erzielen.
Ein Sekretariatsunternehmen, auch bekannt als virtueller Assistent, bietet eine Reihe von Sekretariatsdienstleistungen online oder per Fernzugriff an. Heutzutage benötigen immer mehr Kunden Hilfe bei der Verwaltung und Beantwortung ihrer E-Mails. Wir haben auch eine Reihe von Kunden, die Hilfe bei der Entwicklung und Steigerung ihrer Präsenz in den sozialen Medien benötigen. Zunächst ist es wichtig zu entscheiden, auf welche Dienstleistungen Sie Ihr Sekretariatsgeschäft konzentrieren möchten.
Welches ist die beste Nische für Sekretariatsservices?
Zu den potenziellen Märkten, die von diesem Unternehmen genutzt werden könnten, gehören
- Neue Unternehmen ohne Hilfspersonal: Viele von ihnen sind kleine Unternehmen oder Selbständige, die bei Bedarf Unterstützung benötigen.
- Andere Kleinunternehmer haben weder die Zeit noch die Energie, ihren Papierkram selbst zu erledigen, so dass Ihr Dienst für sie eine große Hilfe wäre.
- Kleine Unternehmen, für die es schwierig ist, Vollzeitkräfte zu beschäftigen. Trotz der guten Konjunktur ist es für die meisten ein großes Problem, gutes Personal zu finden. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, und die bestehenden Unternehmen suchen ständig nach Zeitarbeitskräften für Verwaltungsaufgaben.
- Universitätsstudenten und Doktoranden benötigen oft Hilfe bei ihren Forschungsarbeiten. Ihre organisatorischen und recherchetechnischen Fähigkeiten werden in diesem Bereich von Nutzen sein.
Entscheiden Sie, welche Dienstleistungen Sie anbieten wollen. Erstellen Sie eine Liste und berechnen Sie die Kosten für jede Dienstleistung, die Sie anbieten möchten. Sie können stundenweise oder projektbezogen abrechnen oder eine monatliche Vorauszahlung für laufende Dienstleistungen leisten.
Hier sind einige Ideen für Nischenbereiche des Sekretariatsgeschäfts von zu Hause aus
- Transkription
- Schreiben von Lebensläufen und Berufsberatung.
- Textverarbeitung.
- Lektorat und Korrekturlesen
- Geschäftliches Schreiben
- Erstellung von Tabellenkalkulationen und Präsentationsunterlagen
- Buchführung und Rechnungsstellung
- Datenbank- und Kontaktmanagement
Bestimmen Sie die Branchen, in denen Sie Ihre Dienste anbieten möchten. Wenn Sie Erfahrung im Bildungsbereich haben, sollten Sie sich an die Inhaber und Leiter von Kindergärten und Nachhilfeschulen wenden; wenn Sie Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie haben, sollten Sie Texter von medizinischen Einrichtungen und Kliniken auf Ihre Dienstleistungen ansprechen.
Sobald Sie sich entschieden haben, richten Sie Ihr Heimbüro an einem Ort ein, an dem es keine Ablenkungen gibt. Der Bürobereich sollte mit einem Schreibtisch, einem Drucker, einem Faxgerät, einem Telefon, einem Drucker, einem Bücherregal, einem Wandkalender und allgemeinem Büromaterial wie Stiften und Bleistiften ausgestattet sein.
Kundenbetreuung
Beim Kundendienst geht es um die Beantwortung von Fragen, die Lösung von Problemen und die Bereitstellung eines hervorragenden Service für alle unsere derzeitigen und künftigen Kunden. Das Hauptziel des Kundendienstes besteht darin, starke Beziehungen zu unseren Kunden aufzubauen und sicherzustellen, dass sie wieder mit uns ins Geschäft kommen.
Sie buchten Termine, boten Kunden, Klienten und Inspektoren einen hochwertigen Kundenservice und kommunizierten effektiv mit Mitarbeitern und Management.
Durchführung von Bedienerschulungen und Unterstützungsmaßnahmen für neue Mitarbeiter, einschließlich Betreuung von Kundendienstmitarbeitern, fortlaufende Schulungen und Beaufsichtigung der Mitarbeiter.
Erbrachte einen hochwertigen Kundenservice, indem er Kundenanrufe entgegennahm, Fragen zu Produkten und Dienstleistungen beantwortete und Probleme löste.
Ich hatte eine angenehme Persönlichkeit, insbesondere im Umgang mit Kunden, und bot einen ausgezeichneten Kundenservice.
Effiziente Kommunikation und Kundendienst für das Verwaltungsteam auf täglicher Basis.
telefonische Kommunikation
Ein Telefon ist ein Kommunikationsmittel zwischen einem Anrufer und einem angerufenen Teilnehmer. Ein Telefongespräch wird mit einem Kommunikationsgerät, dem Telefon, geführt. Der Anrufer kann über ein Festnetz-, Mobil- oder Satellitentelefon anrufen.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Telefonen im Lebenslauf einer Sekretärin.
Dazu gehören die Verwaltung und Ablage von Dokumenten, die Beantwortung von Telefonanfragen und die Erstellung von Finanzberichten mithilfe einer elektronischen Datenbank.
Eingehende Anrufe wurden entgegengenommen, Anrufe wurden an die richtige Stelle weitergeleitet und Nachrichten wurden dokumentiert und zugestellt. Sie nimmt eingehende Besucher und Anrufe entgegen, stellte die Art des Falles fest und verwies an den zuständigen Mitarbeiter.
Fazit zur Gründung des Sekretariatsservices
Überlegen Sie sich einen Namen für Ihr Heimsekretariat, der die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen, die Branche, in der Sie tätig sind, und Ihre eigene Arbeitsmoral zum Ausdruck bringt. Schon aus dem Namen Ihres Unternehmens sollte ersichtlich sein, dass Sie Ihnen einen Teil der Verwaltungsarbeit abnehmen können, so dass sich Ihre Kunden auf die Arbeit konzentrieren können, die sie für das Wachstum ihres Unternehmens benötigen.
Freiberufler sind zunehmend gefragt, da Unternehmen die Flexibilität und Kosteneffizienz ihrer Dienstleistungen zu schätzen wissen. Persönliche Assistenten, traditionell das Herzstück des Büros, arbeiten nun auch außerhalb des Büros. So bietet dies im Jahre 2021 eine gute Chance für eine Karriere von zu Hause aus.
